计算机档案管理的影响因素与控制对策探析

随着我国工业化与信息化的深度融合,计算机档案管理越来越成为档案管理的重要技术支撑,发挥着至关重要的作用。尽管计算机档案管理址科技与信息的整合,但对于提高档案管理质量仍然存在一些制约因素,需要妥善加以解决。在新的历史条件下,档案管理部门和档案管理人员
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澳门赌场官方网站 www.runpucti.com   随着我国工业化与信息化的深度融合,计算机档案管理越来越成为档案管理的重要技术支撑,发挥着至关重要的作用。尽管计算机档案管理址科技与信息的整合,但对于提高档案管理质量仍然存在一些制约因素,需要妥善加以解决。在新的历史条件下,档案管理部门和档案管理人员必须进一步认识计算机档案管理的功能,深入分析汁算机档案管理质量的影响因素,有的放矢的认真加以改进和提高,推动计算机档案管理走上持续、快速、健康发展的轨道。
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  一、计算机档案管理的功能概述
  1.推动档案信息数字化.众所周知,传统的纸质档案不仅在收集、整理、录入和归档等方面十分麻烦和繁琐,而且在检索、查阅、修改等方面也都具有不够便利的弱点,特别是造成了大量纸张的浪费县不易保存。与传统纸质档案相比,数字化档案不仅具有便于收集、保存、调阅和修改等功能外,传递也方便快捷。实行计算机档案管理,小但能够快速推动档案信息数字化进程,在最大限度上增加了档案的使用率,而县还能降低管理档案的人工成本、方便永久保仔,能够满足不同用户的需求。
  2.推动档案管理智能化高效的信息处理能力.是计算机档案管理的最大优势 随着我国经济社会的快速发展,人们对档案俯息的需求与日俱增,传统的管理模式已经无法满足形势发展的需要。对档案实行计算机管理,能够通过小同的数字信息化管理软件,只需要对档案进行一次求人,汁算机便可以通过逻辑推理和判断,大量的保存、分类、统计、查询等操作都可以由计算机来处理和完善,能够推动档案管理的智能化建设。
  3.推动档案信息共享化,目前档案管理系统已经基本实现了信息榆索的网络化,取得了十分显著的成效。计算机档案管理,是指在档案管理的过程中融合了网络、移动通信、物联网、智能终端以及智能信息检索等多门技术,建立起功能强大、覆盖面广的档案信息检索网络,不但可以实现单机检索、在线检索、网络检索等多种检索方式,而且也实现了档案信息资源的共建、共享、共用。
  二、计算机档案管理质量的影响因素分析
  1.数字档案的准确性受到挑战。实施计算机档案管理,必须要有准确的数字档案作为基础,但由于计算机档案管理过程中需要对档案进行录入、存储、处理、传输,对于数字档案的原貌就会很难进行把握,特别是一些经过扫描、处理、传输后的数字档案,极容易受到计算机病毒的侵害,使其失去原貌甚至破坏整个数字档案文件,很难像传统的纸质档案那样能够保持档案的“本来面目”。更为重要的是,由于计算机档案管理涉及到档案资源共享、上传、下载等多种操作形式,这也给档案的安全性和保密性提出了新的挑战,如何更有效地提高计算机档案管理的准确性、可靠性、完整性、安全性已经成为计算机档案管理的重要课题。
  2.档案管理人员业务素质缺乏。尽管我国计算机管理档案已经实行很多年,但很多档案管理人员缺乏计算机档案管理的全新理念。有的档案管理人员对数字档案文件缺乏“保存”和“归档”意识,很多时候都把数字档案文件当成纸质档案的补充或者传送形式,根本没有意识到数字档案文件在计算机档案管理过程中的重要性;有的认为数字档案文件没有必要进行保存和归档;有的认为只要有原始纸质档案这个基础,根本不必对数字档案文件进行管理;还有的片面认为计算机档案管理就是对档案进行索引,想查的时候能够方便查找就可以等等。档案管理人员这些片面的认识体现出计算机档案管理意识的淡薄,在一定程度上制约了计算机档案管理质量。
  3.档案管理系统统一标准缺乏。计算机档案管理在我国取得了良好的发展势头,而对应的各种档案管理系统也层出不穷。虽然开发的档案管理软件系统种类繁多,但都存在一个突出问题,就是目前我国在档案管理软件方面还没有实行“国家标准”,也没有国家档案管理部门制定的指导性意见,造成了计算机档案数据库结构不尽相同、档案数据格式缺少兼容性,成为我国计算机档案管理向资源共享、在线检索、数据交换乃至建立全国性计算机档案管理网络的重要制约瓶颈。
  三、计算机档案管理质量的提升对策
  1.加强数字档案的信息基础设施建设加强计算机档案管理的数字档案信息基础设施建设,是提高数字档案信息的准确性、可靠性、完整性和安全性的重要保障,也是加强计算机档案管理向数字化、信息化、智能化建设的重要基础=档案管理部门和档案管理人员在加强传统纸质档案管理的同时,需要进一步加大对档案的数字化建设进程,投入必要的人力、物力和财力,通过手工录入、扫描录入等形式,将所有纸质档案转换为数字档案,实现数字档案的全覆盖,为提高汁算机档案管理质量和效率奠定基础
  2.推进计算机档案数据库规范化建设与管理。加大计算机档案资源管理力度,全面整合各类档案信息资源,促进档案信息资源总量增加,质量提高,结构优化;加强多种形式多层次共享平台建设,推进服务机制创新,促进档案信息资源的公开、共享和再利用;加快保障环境优化步伐,建立长效发展机制,促进计算机档案资源开发利用水平和能力的全面提升。本着“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施的原则,有序推进传统载体档案数字化进程。制定统一标准,规范档案数字化与网络化建设,按照共建共享、互联互通的要求,建立与完善计算机档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库等各类档案数据库,实现档案信息资源优势互补和共享。
  3.完善计算机档案管理规章制度着眼于破解档案管理人员计算机档案管理意识不强的问题,需进一步健全和完善计算机档案管理的各项规章制度。计算机资料、文档、数据等必须有效组织、整理和归档备案。禁止任何人员将机房内的资料、文档、数据、配置参数等信息擅自以任何形式提供给其他无关人员或向外随意传播对于牵涉到网络安全、数据安全的蓖要信息、密码、资料、文档等等必须妥善存放。外来工作人员的确需要查阅文档、资料或者查询相关数据的,应由机房相关负责人代为查阅,并只能向其提供与当前工作内容相关的数据或资料。对于重要资料、文档、数据应采取相应技术手段进行加密、存储和备份。以完善的计算机档案管理规章制度确保计算机档案管理的科学化、规范化和制度化。
  4.强化计算机档案管理人才建设计算机档案管理工作要求管理人员具有很强的技术性、专业性和服务性。因此,在档案管理过程中亟需一批专业管理人才队伍。从目前基层档案工作人员学历上看,获成人教育大专学历的居多,大专院校毕业的大专以上学历的人员居少,这对档案管理现代化、信息化工作的开展十分不利,要改变这种状况,简捷的办法就是调入大专院校毕业生,改变队仉素质结构。此外,为适应新的工作需要,对有发展前途的年轻同志需花大力气培养,如定期培训,送骨干到高?;蚬馍钤?,鼓励相关人员参加信息技术水平等级考试等;另一方面,要采取某种措施把本地区、本部门的人才集中起来,形成团体优势,解决本地区档案信息化建设中存在的共性、难点问题。档案信息作为我国社会信息系统的重要组成部分之一,有着特殊的地位和作用,加强对档案信息的管理越来越重要。各级各类档案管理部门应着眼于破解影响计算机档案管理质量的诸多因素,加强数字档案信息基础设施建设,实行计算机档案管理的统一规划,完善计算机档案管理规章制度,强化计算机档案管理人才建设,推动我国计算机档案管理事业朝着更加科学化、规范化、制度化方向发展。参考文献
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