狠抓“四化四促进”推动档案工作新发展

企业档案是企业品牌、企业精神的载体,反映了人类经济活动历程,是社会文化资源的一部分,在文化传承方面发挥着独特作用。随着中国社会改革进入深水期,各种社会矛盾不断加剧,尤其是烟草作为敏感行业,受到全社会的广泛关注,涉烟信访、司法案件持续上升,企业档案管
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澳门赌场官方网站 www.runpucti.com   企业档案是企业品牌、企业精神的载体,反映了人类经济活动历程,是社会文化资源的一部分,在文化传承方面发挥着独特作用。随着中国社会改革进入深水期,各种社会矛盾不断加剧,尤其是烟草作为敏感行业,受到全社会的广泛关注,涉烟信访、司法案件持续上升,企业档案管理工作面临全新的情况、全新的压力、全新的挑战。如何适应档案管理工作新特点,提高规范化管理水平,最大限度地发挥档案信息资源的社会价值,成为烟草行业档案管理工作面临的重大课题。为此,湖南省烟草专卖局深入贯彻落实十八届三中、四中全会精神,以规范管理和深度开发利用为重点,坚持“制度化收集、标准化整理、科学化管理、综合化利用”的工作思路,狠抓“四化四促进”,档案管理工作成效明显。2008年以来,全省烟草系统先后荣获市级以上“档案管理工作先进单位”称号39次,“档案工作先进个人”50人次,并受到国家档案局的充分肯定。
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  一、落实常态化考核,促进档案工作建章立制
  考核评比的经?;?,是推动档案工作上水平的有效手段。湖南省烟草专卖局不断强化常态化考核评比,深化档案管理认识,档案工作组织领导得到明显加强。1.广泛宣传,增强档案管理责任意识。本着“对历史负责,为现实服务,为未来着想”的档案管理理念,湖南省烟草专卖局多措并举开展教育宣传,增强全员档案工作责任意识。利用职工大会、内网、宣传展板、短信平台、宣传资料等进行档案知识普及;组织参加省档案局开展的《档案法》宣传活动,结合“六五”普法,集中学习《湖南省档案管理条例》等法律法规。把档案管理培训列入办公室培训的重要内容,全省系统每两年举办一期档案员业务培训班,聘请档案工作方面的专家进行专题指导,提升档案管理能力??沟蛋感榛疃?,全省分湘中、湘南、湘西北三个片区每年组织召开片区座谈会,坚持“走出去,引进来”的原则,组织专、兼职档案员参加省档案局组织的经验交流活动,丰富大家档案管理经验,进一步强化档案工作责任意识。
  2.落实责任,完善档案工作组织领导体系。为抓好抓实档案管理工作,湖南烟草专卖局不断强化领导、明确分工、落实责任,形成由主要负责人负总责,分管领导具体抓,相关处室重点抓,直属单位长期抓的“逐级抓”组织领导体系。省局成立了以分管局领导为组长、办公室主任为副组长的档案管理工作领导小组、档案鉴定工作领导小组及保密工作领导小组,完善了专兼职档案人员岗位责任制。各市(州)、县级局也迅速行动,成立相关领导小组,将档案管理责任层层分解、落实到人,形成了覆盖全省系统的档案管理网络。由省局统一领导,全省系统同研究、同部署、同落实、同检查,档案管理组织领导得到进一步增强。
  3.严格考核,规范档案管理工作流程。为促进档案管理工作出真招、见实效,湖南省烟草专卖局将档案管理纳入对省局机关、直属单位领导班子的目标考核。一是纳入年度考核目标。将档案建设和管理工作纳入省局对直属单位和机关对档案管理部门的年度考核的重要内容,要求将档案工作内容和要求列入各处室、直属单位的工作目标、工作计划、工作程序、管理标准,要求档案管理部门制定细化的目标和计划任务,做到年度有目标考核、季度有绩效讲评、月份有具体工作计划。二是纳入日常工作检查考核。局领导和各直属单位主要负责人在关注经济目标、中心工作的同时,要及时听取档案工作情况汇报;分管领导每月、季、半年和年度都要检查档案管理工作落实情况。要求机关考核部门和各直属单位要将档案工作与业务工作按月、季、年度一并考核评分。三是纳入先进评比与评优挂钩,将档案工作纳入年度评优,并列入岗位责任制考核。及时收集整理,保持本单位档案完整是每一位员工的义务,对于无故拖延归档时间,拒不移交档案或因玩忽职守造成档案丢失、损毁、泄密的,按照《档案法》的有关规定,追究相关人员的责任,同时对未完成档案工作目标的岗位与绩效工资挂钩。在全省系统开展“办公室优质服务竞赛”活动,档案管理占考评分值的20%.对档案工作出现重大失误的单位,实行一票否决,取消当年评优资格。行之有效的考核评比促使档案工作不断完善、充满活力。
  二、坚持制度化收集整理,促进档案工作基础稳固
  收集整理是档案工作的基础,基础不牢,地动山摇。湖南烟草专卖局坚持从抓制度化收集人手,严把“两关”,严抓“两点”,做到“双完备”,档案管理基础进一步夯实。
  1.在收集上严把“质量”与“流程”两关。一是严把质量关。制定《湖南省烟草专卖局档案管理暂行办法》,明确规定档案质量“三重把关”:机关各个部门都有指定的兼职档案管理员负责日常档案接收征集工作,并对档案质量进行第一重把关;机关综合档案室专职档案管理员按规定对档案真实性、完整性、可用性、时限性和保密性要求进行分类鉴定和处理,并对档案质量进行第二重把关;主动接受分管领导及使用部门的监督指导,对所征集的档案质量进行第三重把关二第二是严把流程关。建立了“一总六分”制度管理体系,对文件材料归档范围及保管期限、电子文件及电子档案管理、基建档案管理、专卖档案管理、会计档案管理、特殊载体档案管理进行了明确规定,严格规范档案收集、整理、归档、保管、移交、接收、登记等流程,对流程不符合规范的,责令重改,确保所收集的档案资料齐全、完整、规范、可靠。截止目前,局机关档案室室藏纸质档案12000多盒,整理、保管规范有序。
  2.在管理上严抓“安全”与“法治”两点。一是以档案安全体系建设为关键点,进一步提高档案安全保障能力。切实抓好档案安全设施建设,各综合档案室做到办公室、库房、阅览室、整理室“四分开”;安装配备了铁门、铁柜等安全设备,达到“十防”标准;构筑了人防、物防、技防相结合的“三位一体”综合防范体系。抓好档案安全日常管理,落实档案消防安全“八不准”,重点检查档案安全防护工作实施,发现隐患和问题及时整改。二是以依法治档为切人点,进一步完善档案法治建设。按照《档案法》规定对现有的规章制度进行修订,2014年共收集整理档案工作制度18份,建立并完善档案归档制度、文件清理制度、查阅登记制度、档案室管理制度,形成了《湖南省烟草专卖局档案制度汇编》。   3.在基础条件上做到硬件与软件“双完备”。十一五以来,湖南省烟草专卖局共投入近千万元,用于改善档案管理条件。全省系统各综合档案室均按要求配齐了温湿度自动控制仪、防磁柜、去湿机等设施设备,配有计算机、复印机、照相机、刻录机、扫描仪等工具,确保了档案的硬件符合要求。省局机关的“四室一库”建设,得到了国家、省、市各级档案局领导的肯定与系统内干部职工的一致好评。推进档案人才队伍建设,要求所有档案员全部通过档案局业务培训并取得档案工作资格证。截止目前,全省系统专职档案管理员大专以上学历者占比97%,具有本科及研究生学历者达76人。坚持同步推进档案管理制度建设与文化建设,加快信息化建设步伐,确保软件统一规范,做到硬件与软件“双完备”。
  三、狠抓信息化管理创新,促进档案管理工作提质
  创新是企业进步的灵魂和生命力的源泉,“小米加步枪”的档案工作状况已不适应当前改革发展的需要,档案工作要走出“故纸堆”,跟上信息化步伐。湖南省烟草专卖局按照“科技强档,打造档案工作升级版”的要求,长期抓信息化管理创新,不断增强科学管理能力。
  1.以“升省特级”为抓手,推动档案现代化建设。2007年以来,湖南省烟草专卖局以创优升级为契机,在调查研究的基础上,制定了《全省烟草商业系统档案工作三年规划》,明确提出信息化建设目标要求。一是全面实现电子查询。结合晋升省特级活动,各级档案部门大力开展传统载体档案数字化,对所有室藏的永久、长期文书档案,照片、声像、荣誉等各门类档案的案卷条目和卷内文件目录进行了电子录入,并实现了电子查询。二是建成两个“数据库”。全省系统各单位对2000年以来的所有永久、长期保存的纸质档案进行全文扫描,健全了全文数据库;对声像档案进行了归类和制作,建立了多媒体数据库,两个数据库的建立,使档案利用率成倍增长,工作效率大大提高?!敖√丶丁被疃辛Φ赝贫说蛋赶执ㄉ?,截止目前,全省系统已有94个综合档案室晋升省特级,现存档案基本实现“存量数字化”。
  2.以办公自动化升级为手段,推动档案信息化转型。湖南省烟草专卖局依托电子政务,在电子档案管理系统、纸质档案数字化、多媒体数据库建设等方面进行了积极有益的探索。2006年6月开始全面运行办公自动化系统,配套开发“清华紫光”档案管理系统,实现了与国家烟草专卖局、各市(州)局无纸化办公的无缝对接。在此基础上,制订《湖南省烟草专卖局电子文件归档与管理实施细则》,对电子公文进行及时归档,并与纸质文件归档双轨制同步进行,实现了对电子公文的形成、收集、积累、鉴定、归档全过程的管理。2013年,开展办公自动化升级,开拓多维渠道,将档案系统与协同办公系统全面对接,各类文档按档案管理的要求全面规范,提高档案收集整理质量,优化档案管理方式方法,促进档案利用率,使档案“增量电子化”比例达到90%以上,有效推动了档案管理信息化转型。
  3.以“一体化体系”为依托,拓展档案信息化内容。湖南省烟草专卖局结合实际需要创新构建了一体化综合管理体系,将档案系统与网站、邮件、协同办公系统、“96368”统一订单系统、卷烟营销管理信息系统、烟叶管理信息系统、物流管理信息系统等按照统一的标准规范集成到一体化综合管理体系中,实现信息推送、资源共享、互联互通,形成信息资源自动归档、分类储存、分级管理的机制,方便审批调阅。多系统的融合推广,使文件档案覆盖了生产经营活动的方方面面,极大地拓展和丰富了档案内容和渠道。
  四、推动综合化开发利用,促进档案服务工作增效
  物必尽其用方能彰显其价值,档案资料的综合开发利用是实现档案价值的最有效途径,也是档案工作的最终目的。湖南省烟草系统档案部门主动提升服务意识,拓展服务内容,创新服务形式,扩大服务范围,2014年全省系统年度档案借用次数达3025人次,借阅卷宗数量21003份,帮助解决问题300余起,实现了档案利用服务增效,
  1.服务档案编研,促进深度开发根据企业发展要求,省局综合档案室主动协助、参与编写了《湖南省烟草年鉴》、《湖南省烟草志》等档案编研资料116本,《全宗介绍》、《专题目录》等档案检索工具209本。在编修《湖南省烟草志》过程中,档案人员与修志人员密切配合,提供了文字资料500多万字,表格90个,图片64张,并帮助查找各类原始资料。湘潭、永州、安化等市县局档案部门还主动为公司成立30周年成果展提供了历史照片资料近400张。
  2.服务经济活动,助推科学决策作为企业行使职能、从事管理活动的真实记录,企业档案对企业决策的科学性具有不可或缺、无可替代的参考作用。为促进企业经济和地域经济的发展,湖南省烟草专卖局档案部门大力开发利川党组会议纪要、公司报表、历史数据、财务凭证等档案资料,积极主动为局领导及各部门提供经济决策依据,2014年全省系统共提供档案资料5000余卷用于企业经济活动参考,确保了企业经济决策有据可依、科学可行
  3.服务专卖打假,提供有力证据。烟草专卖档案是专卖行政执法活动的重要原始凭证和法律依据。全省系统档案管理部门统一认识,主动为专卖行政执法提供证据资料,仪2014年,全省系统为专卖打假提供了有效证据资料327份,帮助解决专卖许可证办理、专实案卷修订等问题57起,法院判决案件40起,判刑224人?!吧妻恼吣笔贫J?,善谋者创新而多赢”新形势下,湖南烟草专卖局将继续顺应发展要求,狠抓档案管理常态化考核评比、制度化收集整理、信息化管理创新、综合化开发利用,打牢档案工作基础,创新管理方法,传递优质服务正能量,推动湖南炯草档案工作全面、持续给力。

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